Processo Simpliticado
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por Caio Silveira
Information Week, 22.Mar.2007
Adoção de gerenciador de documentos e informações permite à Vallourec & Mannesmann redefinir processos de negócios e reduzir gastos com papel.
Redução de custos, integração de sistemas e agilidade, são tópicos presentes na pauta de diversas empresas. No caso da Vallourec & Mannesmann do Brasil (V&M), que produz tubos de aço, tais itens eram de extrema importância para que a companhia não perdesse competitividade.
Instalada em uma área de três milhões de metros quadrados, a siderúrgica conta com um parque fabril que passa por constantes alterações e exige contínua manutenção e melhorias.
Justamente por isto, a empresa deparou-se com a necessidade de adotar um gerenciador de documentos e informações, o que acarretou em uma redefinição dos processos de negócios da companhia.
Os funcionários precisam consultar uma enorme quantidade de documentos, desenhos, normas e procedimentos. Para facilitar a obtenção de tais informações, por volta do ano 2000, a V&M elaborou uma base de dados técnicos, como manuais de operações, plantas de engenharia e outros. No entanto, a solução desenvolvida internamente com ferramentas como 0 Access e front-ends Delphis e Java, não proporcionava escala; e, com o aumento de tráfego de documentos eletrônicos e a utilização de programas como AutoCAD, que desenha as plantas de engenharia, o sistema tornou-se obsoleto.
0 fato obrigou a companhia a buscar no mercado uma solução que pudesse gerenciar eletronicamente seus documentos técnicos. Em 2003, a empresa encontrou o software Documentum que podia suprir suas aspirações. No entanto, o valor da ferramenta, na época comercializada pela Xerox, não cabia no orçamento e fez a V&M postergar os planos. "0 preço praticado estava fora da nossa realidade", lembra Antônio Carlos Santos, coordenador-técnico de engenharia da V&M. Quando, em 2004, a companhia precisou decidir entre terceirizar o arquivo ou encontrar um software no mercado, o Documentum voltou à pauta de aquisição. Em 2005, com a solução sendo comercializada pela EMC e implementada pela Selens, a empresa realizou a compra.
Além da escala, fator decisivo para a escolha do software, a V&M precisava de um gerenciador de documentos que integrasse informações. "0 Documentum preenchia estes requisitos, podendo se conectar a vários softwares. E era homologado pela SAP, o que nos interessava, já que nosso ERP é desta empresa", comenta Santos.
O projeto foi dividido em três fases: a primeira, que começou em meados de 2005 e terminou no inicio de 2006, consistiu na implementação da solução como gerenciador eletrônico de documentos. Isto permitiu o acesso rápido às informações técnicas, além de possibilitar a visualização dos desenhos na tela do computador, dispensando o deslocamento do funcionário até a mapoteca e a efetuação de cópias das imagens em papel.
A segunda fase começou e terminou em 2006. Neste período, foi realizada a integração com o SAP. A conexão entre os dois sistemas possibilita que as alterações feitas nos desenhos de algumas máquinas sejam imediatamente reportadas à área de aquisições da V&M, por meio de uma ferramenta de workflow, existente no Documentum. Com isto, a empresa tem um maior controle de seu estoque de peças sobressalentes, evitando que compradores, baseados em desenhos desatualizados, comprem materiais que não serão mais utilizados. "Com a integração do SAP e do Documentum e graças à ferramenta de fluxo de trabalho, quando um projetista começa a modificar o desenho, o comprador é prontamente avisado. 0 processo de alteração só continua quando a área de suprimentos aprova, o que evita que materiais que não serão mais usados sejam adquiridos", explica Santos.
A terceira fase, que foi iniciada este ano e que tem previsão para acabar ainda neste semestre, se concentra no treinamento de usuários do sistema, que deverão, a partir de agora, seguir os novos processos de negócio, desenhados e fundamentados na ferramenta de fluxo de trabalho, que visam a gerar maior produtividade e economia aos cofres da empresa.
Com a implementação do Documentum como gerenciador eletrônicos de documentos, a companhia reduziu em 60% o número de cópias. Depois da adoção do software, os 12 mil metros de papel gastos por mês caíram para cinco mil metros/mês.
Esta economia gerou outros desdobramentos, como a diminuição da contratação de máquinas copiadoras, que eram negociadas por demanda. "Hoje, as pessoas podem visualizar os desenhos na tela do PC, sem a necessidade de uma plotter ou de outras máquinas de grande porte para imprimir os documentos", afirma o executivo.
Já pelo ponto de vista da integração do software com o ERP da empresa, os resultados se resumem as estimativas, pois, como o processo de conexão entre os sistemas acabou recentemente, ele permanece em fase de testes no ambiente de pré-produção. Mas as expectativas são positivas. "0 maior controle sobre nossos estoques nos fez diminuir o volume de peças sobressalentes sucateadas, diminuindo o passivo da companhia", esclarece Santos.
Ele não revela o valor exato desembolsado para o projeto, porém, garante que foi superior a R$ 500 mil; e prevê o retorno sobre o investimento (R0I) em menos de um ano.
